1.

L’Association Ipso Facto (ci-après: «Association»)

Cette Association a été fondée dans le but de créer un système de bourses scolaires. C’est l’organe collecteur et de gérance des fonds destinés aux bourses. Elle est représentée par son Comité, avec signature du(de la) président(e) et d’un(e) membre.

L’Académie Syldep (ci-après: «Académie»)

C’est l’établissement scolaire privé fondé en 2009 à Ouahigouya, Burkina Faso, par Sylvie et Abdoulaye Yaoliré. Cette structure est la bénéficiaire indirecte des bourses puisque celles-ci permettront à certains élèves financièrement défavorisés d’y être scolarisés.

L’Académie, sous la direction de ses fondateurs, est responsable de l’attribution des bourses selon les critères globaux définis ci-après. Elle fournit à l’Association un rapport annuel sur le fonctionnement du système de bourses et les résultats obtenus.

Les élèves potentiellement bénéficiaires

Tout élève de l’Académie, régulièrement inscrit, peut devenir bénéficiaire d’une bourse pour l’année académique en cours, pour autant qu’il réponde aux deux critères suivants:
- la famille a des moyens limités, rendant difficile ou précaire la scolarisation d’un ou plusieurs des enfants dont elle a la charge,
- l’élève montre une volonté d’apprendre et obtient des résultats jugés suffisants.

Nature des bourses

Les bourses sont destinées à alléger la charge financière des familles (ou des représentants légaux des élèves) dans la scolarisation de leur(s) enfant(s) à l'Académie. Il s'agit d'une somme d'argent mise à disposition de l'Académie, à valoir sur les frais de scolarisation et de matériel scolaire des boursiers.

Attestations aux bénéficiaires

Cette somme n'est pas remise aux bénéficiaires, elle reste en main de l'Académie. L'Association, par l'intermédiaire de l'Académie, remet une attestation aux bénéficiaires, qui leur certifie l'attribution de la bourse, son montant, et à quelles conditions elle peut être renouvelée.

Montants et décisions d'attributions

Le montant de chaque bourse est évalué par la Direction de l'Académie, en fonction de la situation réelle de l'élève et de son représentant légal, dans le respect des conditions énoncées au point 1.3 ci-dessus.
En moyenne, cas exceptionnels mis à part, ce montant sera de l'ordre de la moitié des frais de scolarisation à l'Académie Syldep (dans la classe suivie par l'élève en question). L'Académie y ajoutera la valeur du matériel scolaire qui sera remis gratuitement au boursier pour l'année académique en cours.
L'Académie rend régulièrement compte à l'Association de ces évaluations, nominativement. Celles-ci seront considérées comme des propositions d'attributions. Le Comité valide ou non chacune de ces propositions, dans un délai maximum de 30 jours.

Démarches administratives officielles

L’Académie est responsable de toute démarche administrative officielle que pourrait impliquer ce système de bourses. Le cas échéant, elle tient l’Association au courant de ces démarches et de leur coût qui sera en principe supporté par l’Association.

Choix des boursiers

Les bourses seront attribuées par l’Association, sur proposition de l’Académie. Les élèves proposés devront répondre aux critères définis ci-dessus (point 1.3).

Encouragement des filles

Par l’attribution des bourses, on veillera à encourager particulièrement la scolarisation et la réussite scolaire des filles.

Renouvellement

En principe, chaque bourse est renouvelable, tant que l’élève qui en bénéficie répond aux critères du point 1.3 ci-dessus.

Le non renouvellement d’une bourse est décidé par l’Association sur proposition motivée de l’Académie.
Au cas où la bourse n’est pas renouvelée, l’élève et sa famille reçoivent une explication de la part de l’Académie, précisant les critères d’attribution et ceux qui ne sont pas ou plus remplis.

Un(e) élève qui perd sa bourse une année n’est pas défavorisé(e) pour l’attribution d’une bourse l’année suivante.

Interruption de scolarité

En cas d’interruption de la scolarité à l’Académie d’un(e) bénéficiaire de bourse en cours d’année scolaire, quelle qu’en soit la raison, le montant des frais scolaires couverts par la bourse reste acquis à l’Académie.

Le matériel, faisant partie de la bourse, qui a déjà été distribué au moment où l’Académie apprend l’interruption reste propriété de l’élève. Le solde de ce matériel reste acquis à l’Académie.

Préavis de l’Association

Suite à l'Assemblée générale annuelle et selon le budget qu'elle aura adopté, mais au moins avant le 1er octobre de chaque année, le Comité de l’Association communique à l’Académie la valeur globale des bourses qu’elle pourra lui mettre à disposition pour l’année scolaire en cours.

Propositions d'attributions et collecte des fonds

Dès la rentrée scolaire, l'Académie propose des bénéficiaires selon les points 1.3, 2.3 et 3 ci-dessus.

En parallèle, l'Association récolte des fonds sous forme de cotisations et de dons.

Versement des fonds

Avant le 31 décembre, le Comité de l’Association verse le montant total correspondant au budget sur le compte bancaire ad hoc de l’Académie.

Gestion par l’Académie

L’Académie gère la somme reçue et tient une comptabilité de son utilisation.

Les attestations prévues au point 2.2 ci-dessus, sont établies par l'Académie selon un modèle fixé par le Comité, et remises, aux moments opportuns, aux représentants légaux des bénéficiaires qui les contre-signent.

Décompte final

Avant le 30 avril, l'Académie fournit les dernières propositions d'attributions, de manière à ce que le Comité puisse établir un décompte final des bourses de l'année académique en cours.
Selon ce bilan, la différence au budget sera mise au crédit ou au débit de l'Académie Syldep pour l'année académique suivante. En principe, on évitera un transfert réel de fonds avant la reprise du processus pour l'année académique suivante.

Échanges ordinaires d’informations

D’une manière générale, l’Association et l’Académie se tiennent mutuellement au courant des informations importantes relatives au système des bourses.

Le moyen principal d’échange d’information est le courriel, tant qu’une transmission physique n’est pas exigée (pour les Contrats de parrainage signés, par exemple).

Rapport annuel de l’Académie

Chaque année, à la fin de l’année scolaire, l’Académie présente un rapport sur l’activité relative au système des bourses de l’Association. Ce rapport contiendra toutes les informations statistiques et financières nécessaires à la compréhension et au suivi de cette activité, ainsi que toute proposition qui pourrait améliorer ce système.

Il est souhaitable que ce rapport puisse être commenté à l’Assemblée générale ordinaire de l’Association, par un membre de la direction de l’Académie.

Confidentialité des informations

Les informations échangées, notamment les noms des bénéficiaires, sont traitées avec discrétion, tant par l’Association que par l’Académie.

À l’exception des noms figurant sur les attestations (membres du Comité), l’anonymat des membres d’Ipso Facto est respecté.

Les élèves de l’Académie, boursiers ou non, ainsi que leurs familles sont libres de prendre directement contact avec l’Association en tant que telle. Mais les contacts individuels ne seront pas encouragés et on évitera, par exemple, de communiquer les coordonnées personnelles d’un tiers membre de l’Association.

Droit de visites des membres de l’Association

Si des membres de l’Association se rendent à Ouahigouya et désirent visiter l’Académie, sa direction facilitera cette démarche, pour autant qu’elle ne perturbe pas ses activités ordinaires.

Les membres concernés informeront le Comité de leur voyage, suffisamment tôt, notamment pour pouvoir transmettre d’éventuels documents ou informations.

Sur place, et plus particulièrement s’ils rencontrent des élèves, des boursiers, ou leurs familles, ils veilleront à représenter l’Association en tant que telle, à savoir une organisation collective de financement de bourses scolaires.

Au retour, ils rendront compte de leurs impressions au Comité de l’Association.

Frais de voyages

Les membres de l’Association qui se rendraient au Burkina Faso le feront à leur compte et sous leur propre responsabilité. L’Association ne supporte aucun frais de déplacement, d’hébergement ou autres, dans le cadre de telles visites.

Pour l’Association Ipso Facto: Le Comité

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Historique:
Une première version (v00) de ce document a été adoptée par l'Assemblée générale de l'Association, à Lausanne, le 21 octobre 2011. La version v01 a été adoptée par l'Assemblée générale de l'Association, le 17 août 2012. Le principe des modifications de la version v02 a été adopté par l'AG ordinaire du 21 août 2015, le Comité en a rédigé les détails.